Prozessautomatisierung: Ihre Tools arbeiten endlich zusammen
Mit Prozessautomatisierung verbinden wir die Software, die Sie schon haben, und nehmen Ihrem Team die manuelle Arbeit dazwischen ab, von der Anfrage bis zur Rechnung. Was heute abgetippt, weitergeleitet und nachgehalten wird, läuft danach von selbst: schneller, günstiger und ohne Tippfehler.
- 30 Minuten Videocall
- Prioritätsliste in 3 Werktagen
- Persönlich mit den Gründern
- Anfrage kommt per E-Mailvon Hand abtippen, rund 5 Min
- Kunde im CRM anlegenvon Hand kopieren, rund 5 Min
- Angebot schreibenvon Hand nachtragen, rund 5 Min
- Rechnung stellen
Pro Anfrage rund 15 Minuten manuelle Arbeit, und jeder Tippfehler kostet später Geld.
Für Sie, wenn Ihre Programme gut sind, aber nicht miteinander reden
- Anfragen, Aufträge oder Belege werden von Hand aus einem Programm ins nächste übertragen.
- Ein Ablauf hängt an einer Person, und wenn sie fehlt, springen Sie selbst ein.
- Sie wissen, dass da Potenzial liegt, aber niemand hat je durchgerechnet, wo genau.
Jeder Ablauf für sich ist kurz. Zusammen kosten sie jede Woche Stunden und bares Geld.
Morgens kommen die Anfragen per Mail. Jemand liest sie, tippt die Daten ins CRM, legt einen Auftrag an, schreibt das Angebot und trägt es in die Liste ein, damit niemand das Nachfassen vergisst. Jeder Schritt dauert nur ein paar Minuten. Aber er passiert jeden Tag, dutzendfach, und jedes Mal kann ein Tippfehler durchrutschen. In der Hochphase bleibt dann liegen, was eigentlich Umsatz wäre.
Jeden Tag, dutzendfach
Kurze Handgriffe, die sich zu Stunden pro Woche summieren.
Was sich nach der Prozessautomatisierung ändert
Daten werden einmal erfasst
Sie landen automatisch überall, wo sie gebraucht werden: im CRM, in der Buchhaltung, im Projekt-Tool.
Wiederkehrende Schritte laufen automatisch
Angebote, Verträge, Bestätigungen und Erinnerungen entstehen nach festen Regeln, jedes Mal gleich.
Sie behalten die Kontrolle
Wo Sie es wollen, gibt ein Mensch frei, bevor etwas rausgeht.
Sie sehen, was es bringt
Wir messen gesparte Zeit, Kosten und Fehler gegen den Stand vom Anfang.
Ihre Programme bleiben. Wir verbinden sie.
Sie müssen keine neue Software einführen. Wir verbinden, was Sie schon nutzen, vom Postfach über den Shop bis zur Buchhaltung. Fast jedes Programm mit Schnittstelle lässt sich anbinden.
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Outlook -
Excel - Shopify
- HubSpot
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Teams - Gmail
- Google Sheets
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Triple Whale - Google Drive
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sevDesk - Salesforce
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Lexware Office - Mailchimp
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Pipedrive - Notion
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Klaviyo - Slack
- Google Calendar
- Calendly
- Stripe
- PayPal
- WooCommerce
- Meta
- Google Ads
- Asana
- Trello
- ClickUp
- Dropbox
- Typeform
- Wix
Erst rechnen, dann bauen
Wer Prozesse automatisieren will, beginnt meist beim Werkzeug: Jemand baut eine Excel-Liste mit Makros, und ein halbes Jahr später versteht sie keiner mehr. Wir beginnen bei der Rechnung.
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1Rechnen
Im Prozess-Check gehen wir Ihre Abläufe durch und rechnen mit Ihnen: Wie viele Stunden kostet es heute, wie hoch ist die Fehlerquote, was kostet die Stunde? Manchmal sagen wir danach auch: Das lohnt sich für Sie nicht.
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2Bauen
Wir automatisieren zuerst den Ablauf mit dem größten Ertrag. Jeder Schritt folgt festen Regeln. KI setzen wir nur ein, wo sie wirklich nötig ist.
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3Nachrechnen
Bei der Abnahme vergleichen wir gegen die Zahlen vom Anfang.
Aus der Praxis
300 Verträge im Jahr, und niemand tippt sie mehr ab
Ein Bildungsträger hat jeden Vertrag von Hand erstellt, verschickt und abgelegt. Das kostete fünf Stunden pro Woche, in der Hochphase bis zu zwanzig. Heute löst die Anmeldung auf der Website den ganzen Ablauf aus, vom Vertrag bis zur Ablage. Übrig bleiben rund fünf Minuten pro Woche für die Freigabe. Nach einigen Wochen hat der Kunde darauf verzichtet, jeden Vertrag zu prüfen, weil er wusste, dass es zuverlässig läuft.
Zur Fallstudie Vertragsprozess Zum kostenlosen Prozess-Check
Ergebnis
Bis zu 20 Std pro Woche → rund 5 Min
„Das Team von azurai hat sich Zeit genommen, meinen Arbeitsablauf wirklich zu verstehen. Heute prüfe ich nur noch, der Rest läuft im Hintergrund.“
Was kostet Prozessautomatisierung?
Unsere Automatisierungen haben sich in der Regel in wenigen Monaten amortisiert. Im Prozess-Check rechnen wir für Ihren Ablauf durch, was er Sie heute kostet und ab wann sich die Automatisierung rechnet. Den Preis sehen Sie im Lösungsvorschlag, bevor Sie sich entscheiden.
Sie zahlen erst, wenn Sie zufrieden sind
Gezahlt wird nach der Abnahme. Zufrieden heißt: Der Ablauf läuft so, wie im Lösungsvorschlag vereinbart, gemessen an den Zahlen aus dem Prozess-Check. Sind Sie es nicht, zahlen Sie nichts, und das System bleibt bei uns. Bei der Übergabe bekommen Sie alles: die Abläufe, die Zugänge und eine Dokumentation, mit der Sie oder jemand anderes das System weiterführen kann. Danach entscheiden Sie selbst, ob Sie es eigenständig betreiben oder ob wir Pflege und Überwachung gegen eine monatliche Gebühr übernehmen.
Fragen zur Prozessautomatisierung
Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen. Nur wenn ein Programm gar keine Schnittstelle hat, sprechen wir offen über Alternativen.
Welche Programme lassen sich verbinden?
Fast alles, was eine Schnittstelle hat: CRM, Buchhaltung, Onlineshop, E-Mail, Kalender, Tabellen. Ob es bei Ihnen geht, klären wir im Prozess-Check, bevor Sie etwas bezahlen.
Was passiert, wenn ein Anbieter sein Programm ändert?
Dann kann ein Ablauf stehen bleiben, und dafür kann niemand garantieren. Mit einem Pflegevertrag überwachen wir Ihre Abläufe und reparieren solche Brüche. Ohne Pflegevertrag erhalten Sie die Dokumentation, mit der Sie oder Ihr IT-Dienstleister das selbst beheben können.
Wie viel Zeit kostet mich das?
Ein paar kurze Gespräche, die nötigen Zugänge und ein Test vor dem Start. Den Rest übernehmen wir.
Gibt es dafür Förderung?
Für kleine und mittlere Unternehmen in Nordrhein-Westfalen oft ja, zum Beispiel über MID-Digitale Prozesse oder MID-Digitalisierung. Der Antrag muss vor Projektbeginn gestellt werden. Wir prüfen aber zuerst, ob sich Ihr Vorhaben auch ohne Zuschuss lohnt.
Welcher Ablauf kostet Sie am meisten?
Im Prozess-Check finden wir es in 30 Minuten heraus. Danach erhalten Sie innerhalb von drei Werktagen kostenlos eine Prioritätsliste Ihrer Abläufe, jeder durchgerechnet, auch wenn Sie danach nicht mit uns arbeiten.
- 30 Minuten Videocall
- Prioritätsliste in 3 Werktagen
- Persönlich mit den Gründern